'Tööjõud müüdud kaupade maksumuses tundub hull. Ma tean, et me ei maksnud sel kuul poetööjõu eest nii palju. Kas saaksite mulle näidata jaotust selle numbri kohta? '
'Meil on rohkem tellimusi, kui praegu loendada saame - Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello - ja registreerume iga kuu uute tellimuste jaoks! Kas saaksite näidata meile nende igakuist kogukulutust? '
'Ma tahan lihtsalt näha kasumiaruannet, mis vastab meie eelarvele. Võtke reis. Meie eelarves on see jaotatud majutuse, lennupiletite, maismaatranspordi jne järgi. Kui vaatan kasumiaruannet, näen ma ainult ühte numbrit - reisimine ja see näitab, et eelarve on ületatud. Ma tahan näha üksikasju, nii et ma tean, miks. '
'Kõik see detail on suurepärane, kuid mida ma tegelikult tahan, on üheleheküljeline aruanne, mis näitab meie müüki, brutomarginaali ja võib-olla 10 üldkulude kategooriat (raamatupidamine, müügiosakond jne), kõik kenasti korralikus kokkuvõttes. ”
Need on tuttavad tunded kõigile, kes on paar finantskohtumist läbi elanud. Arutelu sujub ja paratamatult ütleb keegi: 'Tore oleks, kui me näeksime ...' Finantsjuht saab näole ärritunud ilme ja kirjutab taotluse märkmikule. 'Ma näen, mida ma teha saan,' ütlevad nad kuivalt.
Tõde on see, et nad pole ilmselt kindlad, kust üldse alustada.
On üsna tavaline, et finantsaruanded ei vasta juhtkonna ootustele. Pakun selleks kahte põhjust:
Kontoplaani õigesti käivitatud taaskäivitamine lahendab mõlemad probleemid. Õnneks ei vaja isegi täiemahuline taaskäivitamine astronoomiliselt palju aega ega energiat. Tegelikult pakun seda see on ainus parim ja kõige tõhusam viis oma organisatsiooni finantsaruandluse tõstmiseks järgmisele tasemele .
Hiljuti aitasin tehnoloogiaettevõtte omanikul parandada oma finantsaruandlust. 'Ava oma kontoplaan,' ütlesin talle.
'Ma ei usu, et ma oleksin seda kunagi vaadanud,' ütles ta mulle, kui tema kontod üle vaatasime. Nägin, kuidas lambid käivad, kui näitasin talle, kuidas tema müügiarve read olid kõik tema kontoplaanis konfigureeritud voolama ühele müügikontole. Sellise lihtsustatud kontostruktuuri korral ei suutnud tema finantsandmed anda üksikasju tema viie erineva tuluvoo kohta.
Kontoplaan on nagu laos olevate riiulite ja hoiukastide raamistik. Mõelge arvutiriistvaraettevõttele, mis saab pidevat laua-, sülearvuti- ja printeriprotsessi. Kui nende ladu on hästi korraldatud, suunatakse saabuv Delli sülearvutite saadetis a konkreetne prügikast aastal Delli jaotis selle sülearvuti ala laost. Nii saavad kliendid Delli sülearvuti tellimisel laotöötajad selle kiiresti ja lihtsalt kätte saada.
Kui laos ei oleks prügikaste ega riiuleid, vaid see oleks lihtsalt kolm suurt ruumi - üks lauaarvutite, sülearvutite ja printerite jaoks -, oleks millegi jälgimine või hankimine õudusunenägu.
erinevus s corp ja c corp ja llc vahel
Kontod on konkreetsed “prügikastid”, mis hoiavad raamatupidamistehinguid. Kontoplaan on lihtsalt kõigi prügikastide ja riiulite korrastatud loend. Näiteks, kui arvutiettevõte fikseerib ülaltoodud näites Delli sülearvuti müügi, läheb raamatupidaja kontoplaani jaotisse Tulud ja paneb müügisumma kontole Müük-Sülearvutid või võib-olla Müük-Sülearvutid- Delli sülearvutid, kui ettevõtte kontoplaan on üksikasjalikum.
Kuu lõpu raamatupidamise aastaaruanne (bilanss ja kasumiaruanne) võtab lihtsalt kokku ja rühmitab saldod, mis on kuu lõpus üksikute kontodel. Seetõttu ei saa finantsaruanded olla üksikasjalikumad ega informatiivsemad kui aluseks olev kontoplaani struktuur.
Minu tehnoloogiakliendil oli kogu müügi jaoks üks suur tuba, ilma prügikastide ja riiuliteta. Tema kuu lõpu kasumiaruanne ei saa olla üksikasjalikum kui see üks konto. Esmapilgul polnud tal aimugi, millised tuluvood sellele igakuisele hulgale kaasa aitavad.
Mul on raske olla kriitiline, sest 90% ettevõtete omanikest võib ilmselt olla seotud sellega, et pole kunagi oma kontoplaani vaadanud. Isegi paljud kontrollerid ja finantsjuhid on nõrgad, kuidas koostada usaldusväärne kontoplaan, mis finantsteavet hõlpsalt ja selgelt toodab juhtkond tahab näha .
Osaliselt on selles süüdi raamatupidamistarkvara ettevõtted. Nad teavad (eriti algtaseme pakkujad), et enamik inimesi näeks vaeva kvaliteetse kontoplaani koostamisega. Selle parandamiseks nad automatiseerida häälestusosa ja koostage tarkvarasse eelnevalt valmistatud kontoplaan.
Kahjuks on eelvalmistatud kontoplaani kasutamine nagu unistuste maja ehitamine kõigile sobivale betoonvundamendile. Lõppkokkuvõttes erineb maja unistusest ja pole eriti funktsionaalne.
Kontoplaani taaskäivitamisel tuleb arvestada kolme aspektiga:
Nende sammude lahendamiseks ja kontoplaani laadimiseks järgige samme, et saada ettevõttele vajalik finantsiline nähtavus.
Enamik väikeettevõtteid seadis oma raamatupidamise algul maksupidajale sobivaks. Ettevõtte kasvades on pankadele, investoritele ja agentuuridele, näiteks võlakirjafirmadele, vaja GAAP-põhist finantsraamistikku. Sageli on GAAP-põhine finantsala progressi lõpp.
Kuid on veel üks tase. See tase on juhtide raamatupidamine ja seal loote koos teabega finantsaruanded tahad näha . Maksu- ja auditi CPA-d kohandavad teie aruandeid niikuinii nende eesmärkidele vastavaks, nii et jätkake ja tehke täielik paus. Uus eesmärk on finantsaruanded, mis annavad mõõdikud sina peate oma operatsiooni kogu aasta vältel juhtima.
Mõned raamatupidajad soovitavad kinni pidada GAAP-iga orienteeritud kontoplaanist ja luua juhtimisele suunatud finantsid kohandatud aruannete kaudu. Need kohandatud aruanded koristavad kontoplaani erinevatest osadest koosnevaid numbreid, et saada finantsaruannete paigutuse juhtkond, mida otsitakse.
kuidas vaarika pi serveriks muuta
See lähenemine võib töötada seni, kuni teil on kohandatud aruandlusvõimalus. Selle puudumisel on maksu- ja auditi CPA-del kohandatud aruandlustarkvara, mis muudab teie juhtimisele orienteeritud kontoplaani hõlpsasti oma vormingusse. Lihtsalt veenduge, et see oleks nende jaoks lihtne, lisades kõik vajalikud kontod oma ümberehitatud diagrammikontodele.
Brutomarginaal on kasum pärast otseste kulude mahaarvamist müügist. Mis on otsesed kulud? See on suur küsimus. Kõik nõustuvad, et otsene töö ja otsesed materjalid on alati otsesed kulud. Peale selle on määratlus kaalutlusõigus.
Näiteks oleks GAAPi kohaselt püsikulud, näiteks seadmete amortisatsioon, tootjale otsesed kulud. Juhtimisele keskenduvas keskkonnas hoitakse püsikulud sageli brutomarginaalist väljas, et hoida neid müügi kõikumiste tõttu moonutatud.
Näiteks kui amortisatsioon on 50 dollarit kuus ja müük on 500 dollarit kuus, on amortisatsioon 10% müügist. Kui müük tõuseb kuus 1000 dollarini, on amortisatsioon ikkagi 50 dollarit ja moodustab nüüd ainult 5% müügist. Selles olukorras on müük - mitte tootmise efektiivsus või parem hindamine - muutnud brutomarginaali. See võib olla eksitav, eriti kui tootmise järelevalveametnikele hüvitatakse marginaali mõõdikud.
Siin on soovitus: teie juhtkonna finantsaruannete otsesed kulud peaksid olema samad kui kulud, mida arvestate hinnapakkumiste või hinnakalkulatsioonide arvutamisel. Kui arvestate töö pakkumisel või hindade määramisel ainult otsest tööjõudu ja otseseid materjale, peaksid need olema ainsad otsesed kulud, mis kuvatakse teie igakuises finantsaruandes. Nii näete kohe, kui saavutate brutomarginaali, mille pakkumise eesmärk on.
Teise võimalusena, kui lisate hinnapakkumisse kaudsed kirjed nagu amortisatsioon ja varud, peaksite need lisama oma finantsaruannete brutokasumi arvutamisse. Selleks vaadake lähemalt punkti 3 allpool.
Mitte iga ettevõte ei kasuta brutomarginaali. Teatud tööstusharudes, nagu reklaam, põllumajandus või nõustamine, kuuluvad enamik kuludest laia tegevuskulude kategooriasse. Selles keskkonnas ei pruugi kulusid otseste / kaudsete ja tegevuskulude vahel eraldada ning finantsmaksetel puudub brutokasum.
Kaudsed kulud on üldkulud, mis on otseselt seotud müügiga, kuid neid ei saa otseselt jälgida konkreetse toote või töökoha suhtes. Näidetena võib tuua tehase järelevalveasutuste palgad, juhuslikud varud (nt teip, liim, kruvid), masinate remondi, kaupluste hoonete kindlustuse jms. Selliseid kulusid nagu maksude ettevalmistamise tasud, turundus- ja kohtukulud ei peeta kaudseks, vaid pigem tegevus- või üldised / administraatorikulud.
Enamik ettevõtteid valib sellise mõõdiku nagu töötunnid ja hindab töötunni määra, mis need kaudsed kulud kuu või aasta jooksul ära kasutab. Mõelgem näiteks lihtsale tootjale, kellel oli eelmisel kuul 1000 dollarit tootmistarvikuid ja 1000 dollarit kaupluste remonti, kokku 2000 dollarit kaudseid kulusid. Tootjad töötasid selle kuu jooksul 200 tundi. Sellest lähtuvalt otsustab ettevõte eraldada tulevastele projektidele kaudsed kulud kiirusega 10 dollarit tunnis (2000 dollarit kogukulud / 200 poe tööaega).
Kuna iga tunni tööjõukulu postitatakse süsteemi, postitatakse automaatselt ka eeldatavad kaudsed kulud 10 dollarit tunnis. Kui töötajad töötavad 300 tundi, postitatakse projekti moodulisse ja finantsaruannetesse 3000 dollarit (300 x 10 dollarit tunnis) kaudseid kulusid.
Mõiste on mõttekas, kuid see muutub segaseks, kui see kanne tabab finantsaruandeid. Erinevalt tegelikust palgakulust on 3000 dollarit projekti maksumus, mida ei maksta välja sularahas. Vastavalt ei ole tasaarvelduseks sularaha, vaid pigem - 3000 dollari suurune kanne kaudsete kulude rakendamise kontole.
Hästi kujundatud kontoplaanis on see tasaarvelduskonto tavaliselt rühmitatud kontodega, millele laekuvad tegelikud tarne- ja remondikulud. Nii kui tegelike varude ja remonditööde kogusumma on kuus 2700 dollarit, näete silmapilgul, et projektidele rakendati kaudseid kulusid üle (rakendati 3000 dollarit, võrreldes tegelike 2700 dollariga).
See punkt ei ole mõeldud diskursuseks projekti maksumuse kohta, vaid selleks, et teadvustada, et kontoplaan peab läbimõeldult vastama organisatsiooni lähenemisviisile kaudsetele kuludele. See võib olla üks kõige segasemaid punkte finantsaruannetes, eriti kui lähenemine pole hästi korraldatud ja lihtne.
Kaudset kuluarvestust kohaldatakse projektipõhiste ettevõtete, eriti tootjate ja ehitustööde teostajate suhtes. Ettevõtted, mis ei ole projektipõhised, nagu jaemüüjad ja restoranid, ei kaasaks kaudseid kulusid tavaliselt oma konto struktuuri.
Andmete viilutamiseks on palju võimalusi. Näiteks võib söögikulu olla eraldiseisev konto või see võib olla jaotatud kategooriatesse, millega söögid on seotud, näiteks turundus, konverentsid või reisimine.
Üht õiget viisi pole, kuid kontoplaan peab kajastama seda, mida finantside lõppkasutajad näha tahavad. Oluline on juhtkonnalt teada saada, kuidas nad soovivad ravida selliseid kulusid nagu toitlustamine või tehnoloogia tellimine. Kas nad tahavad, et nad oleksid kinnitatud kategooriasse, millega nad on seotud (nt turundus või rahandus), või tahavad nad näha neid eraldi?
Kõrvalepõikena võib öelda, et nende ettevõtete jaoks, kelle suhtes kehtivad USA maksueeskirjad, on toitlustamine näide, kus soovite lihtsat viisi, kuidas anda oma maksuarvestajale aasta lõpus eraldiseisev kogusumma. Kui otsustate jaotada toidukorrad asjakohastesse kategooriatesse, soovite neid siiski igas kategoorias eraldi kontodel hoida.
Lõpuks peavad kontoplaan, eelarve ja juhtimiseelistused kõik vastama tõhusale raamatupidamissüsteemile.
Kontonumbrid on nagu ladu prügikasti numbrid. Viiekohaline baaskonto number töötab hästi (neli lihtsa seadistuse jaoks). Parim tava on kasutada 10000s varakontodel, 20000s kohustuste jaoks, 29000s omakapitali jaoks, 30000s müügiks, 40000s-50000s otseste / kaudsete kulude jaoks, 60000-70000s tegevus- / üldkulude jaoks ja 80000-90000s mittetoimivate kontode jaoks. nagu intressid ja maksud.
Laiendamiseks jätke oma kontonumbrid läbimõeldult laiali. Näiteks kui peamine äritegevuse kontrollkonto on 10000, võib palgaarvestuskonto olla 10 100. Pärast seda võite ostjatelt saadaolevate kontode (tavaliselt järgmise varakategooria) jaoks hüpata 11000-ni. See jätab tulevastele sularaha- ja kontrollkontodele 10200, 10300 jne ja kogu ülejäänud 11000 rühma muudeks saadaolevateks arveteks (nt töötajate või ettevõtete vahelised nõuded).
Tulu- ja kulukontode jaoks on soovitatav vanema ja lapse kokkulepped, et hõlbustada samaaegset kokkuvõtlikku ja üksikasjalikku aruandlust. Kujutage näiteks ette kolme ettevõtte sissetulekuga tehnoloogiaettevõtet. Müügi vanema taseme konto oleks 30000 müüki. Sellele kontole ei postitata ühtegi tehingut. Selle all võiksid olla alamkontod: 31000 müügi-veebidisaini, 32000 müügi-serveri haldust ja 33000 müügi-riistvara.
Vältige rohkem kui 2 või 3 alamkonto taset. Näiteks võib 33000 müügi-riistvara jaotada 33100 müügi-riistvara-arvutile ja 33200 müügi-riistvara-printerile. Riistvara-printereid võiks veelgi täpsustada jaotistes 33210 Hardware-Printers-HP ja 33220 Hardware-Printers-Canon. Sel hetkel võivad üksikasjad olla pigem kahju kui abi ja viia ebatäpse raamatupidamiseni. Üldiselt on parem, kui detaile on vähem ja need on täpsed, kui liiga palju detaile, mis kipuvad olema ebatäpsed.
Organisatsiooni elegantsi tagamiseks hoidke numbreid ja kirjeldusi järjepidevana. Joondage otsekulude kontode numbrid vastavate müügikontode numbritega. Näiteks edasimüügiks ostetud riistvara maksumuse jälgimiseks võite kasutada kontonumbrit 43000 COS-riistvara, mis joonduks arvuliselt 33000 müügi-riistvaraga (joondataks ka alamkontod). Järjepidevus tuleb kasuks finantsaruannete koostamisel või päevikute kirjete tegemisel ning on mõttekas ka raamatupidajatele.
Sellega seoses soovitavad mõned eksperdid (eriti tarkvara juurutajad ja IT-spetsialistid) kontoplaanis olla vaid mõned kontod ja kasutada selle asemel oma raamatupidamistarkvara erinevate moodulite üksikasjalikke aruandeid.
Näiteks võite panna kõik kliendi arved ühele müügikontole. Teie finantsaruannetes poleks üksikasju. Üksikasja saate hankides mooduli Müük ja käivitades arvearuanded, näiteks Müük müügikategooriate kaupa või Müük kliendi poolt. Mingil tasandil tehakse seda niikuinii. Palgamoodul on veel üks moodul, millel on sageli ulatuslik sisseehitatud aruandlusvõimalus, mis ületab kõike, mida kontoplaan pakuks. Projektide moodul on veel üks. Miks mitte jätta kontoplaanis kõik üksikasjad vahele ja minna seda teed?
sõlm js väljendab ülejäänud api autentimist
Ehkki see kõlab teoreetiliselt suurepäraselt, on praktikas juhtkond iga kuu usaldusväärselt koostatud ja läbi vaadatud. Erinevate moodulite üksikasjalik aruandlus nõuab sageli mõningaid jõupingutusi, et veenduda, et see oleks seotud finantsidega, ja seetõttu (ja muudel põhjustel) seda pidevalt ei tehta. Kontoplaani teatud taseme lisamine on praktiline viis tagada, et põhiteave on alati juhtkonna ees.
Hea kuu lõpu finantsaruanne tehakse täpseks koos suurte sularahata päevikute kirjetega. Näiteks kui 18. – 31. Oktoobrist teenitud palka makstakse 7. novembril, tuleb selle 7. novembri sularahakulu teisaldamiseks 31. oktoobrini üles panna ajakirja sissekanne, et muuta oktoobri finantsandmed täpseks.
Kui ajakirja sissekande summa segatakse tavaliste palgakulude kontodega, võib olla keeruline mõista, kui suur osa palgakulust on seotud sularahamaksetega ja kui palju koguneb. Sama kehtib keerukate päevikukirjete kohta, mis korrigeerivad pooleliolevate tööde (WIP) väärtusi või arvete kirjed üle / alla ettevõtetes, kes töötavad mitme kuu projektidega.
Abi võib olla nende kirjete kanalite eraldamisest kontodele. Näiteks võib teil olla vanemkonto 45000 otsest tööjõudu ja kolm alamkontot: 45100 tootmistööjõud, 45200 muutus kogunenud tööjõus ja 45300 muudatust WIP Laboris. Granulaarsuse tõttu on kogu meeskonnale kokku pandud tööjõu kogumahtu lihtne selgitada, kes kipub mõtlema ainult sel kuul sularahas makstava palga osas.
Võimas kontoplaani üks eelis on see, et see võib pikendada isegi algtaseme raamatupidamistarkvara kasulikku eluiga. Sageli saab pettumuse finantsaruandluses parandada kontoplaani ümberkujundamine , selle asemel, et läbida väga valus protsess uuele tarkvarale üleminek .
Peamine samm on seejärel kontoplaani ülesehitamine, et tarkvara maksimeerida. Platvorm nagu Microsoft Dynamics NAV kasutab iga kulu konkreetsesse asukohta või jaotisse kodeerimiseks ainult baaskontonumbreid ja silte („mõõtmeid”). Sellisel platvormil nagu Viewpoint kasutab kontosegmente. Konto 40000.01.02 võib olla Bostoni asukohas asuva betoonidivisjoni (02) otsematerjal (40000). QuickBooks ja Xero teevad seda veel ühel viisil. Olge valmis oma konto struktuuri muutma tarkvaraga töötamiseks, mitte vastupidi.
Kuna finantsaruandlus ja kontoplaan on omavahel nii lahutamatult seotud, on kontoplaani uuendamisel või seadistamisel oluline arvestada ka tarkvara finantsaruandluse võimekusega. Näiteks kui tarkvara ei võimalda teil finantsaruannetes kontode järjekorda ümber korraldada, muutub väga kriitiliseks see, kuidas tellite oma kontoplaani.
Kontoplaani funktsionaalsus on arvepidamistarkvara ja finantsaruandluse ilmselt kõige olulisem atribuut. Tugeva COA-funktsionaalsusega algtaseme tarkvara saab panna tööle aastaid. Samuti on vastupidi.
Pidasin hiljuti nõu 10 miljoni dollari suuruse kohandatud tootmis- ja jaemüügiettevõttega, kes pidid jagama nende raamatupidamisdokumendid (dokumendid, mitte ettevõte ise) kaheks eraldi ettevõtteks, et saada aruandluse selgust, mida nad hädasti soovisid. Tehes oma kontoplaanile strateegilisi muudatusi ja kasutades paremini tarkvara aruandlusvõimalusi, suutsime saada vajaliku rahalise nähtavuse ilma, et lasksime asuda tõenäoliselt kuluka katastroofiga.
Efektiivne kontoplaani struktuur juhib otseselt või kaudselt praktiliselt kogu finantsaruandlust. Ometi eiravad paljud organisatsioonid seda põhimõistet ja lonkavad koos täitmata ootustega.
Erinevalt mõnest põhiprobleemist on kontoplaan saab suhteliselt kiiresti optimeerida . Hästi teostatud ümberehituse saab üldjuhul rakendada kuu aja jooksul ja sellel on finantsaruandlusele kohe märgatav mõju.
Kuna enamik ettevõtteid (ja finantsjuhte) koostavad kontoplaani ainult kord kümnendi jooksul, võib see olla ideaalne projekt allhanke jaoks. Võtke ühendust ApeeScape'iga kui soovite abi selle lihtsa, kuid uskumatult mõjusa sammu astumisel, tõstes oma organisatsiooni järgmisele tasemele.
Kolm bilansikonto tüüpi: varad, kohustused ja omakapital - ning kaks kasumiaruande kontotüüpi: tulud ja kulud.
Ei. Kontoplaan on loetelu kontotehingutest, kuhu minnakse. Pearaamat on kõigi tehingute register, mis läksid loendi igale kontole.
Kontoplaani struktuur määrab finantsaruandluse jaoks kättesaadava üksikasjalikkuse taseme. Kontoplaan on seega finantsaruannete aluseks.
Kontoplaan on korrastatud kontode loend ehk „ämbrid”, kuhu raamatupidamistehingud kirjendada. Ilma kontoplaanita oleks võimatu kohe näha, millised kontod on saadaval tehingu registreerimiseks.